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CoMaSystems - Company Management
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Organizer und DMS

Dynamische Vorlagen

Vorlagen und Textbausteine kennen Sie sicher aus der Ihnen vertrauten OpenOffice-/Office-Anwendung. Diese Arbeiten im CoMaSystems nach dem gleichen Przinzip. Über Textbausteine, die verschiedene Programmvariablen enthalten können, können Sie Vorlagen erstellen und diese wiederum um eigene Texte, die nicht aus Text- bausteinen stammen erweitern und ebenfalls Variablen einfügen. Mit den erstellen Vorlagen können Sie sehr schnell z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Mahnugen versenden. Auch für Serienbriefe oder Newsletter können Sie die Vorlagen verwenden.

Intelligente Verteilerlisten

Neben den Verteilerlisten die Sie selbst auf Basis von Kontakten und anderen Verteilerlisten anlegen können, enthält das CoMaSystems auch zahlreiche sogenannte intelli- gente Verteilerlisten. Diese Listen enthalten zum Beispiel alle Kunden, Lieferanten oder Interessenten, die sich in keinem Archiv befinden und müssen bei der Neuanlage eines Kontaktes nicht aktuallisiert werden. Weitere intelligente Listen sind zum Beispiel Kunden/ Interessenten mit und ohne E-Mail Adressen um diese bei Rundschreiben gesondert per E-Mail und Post an- schreiben zu können.

Zeitersparnis mit Serienbriefen

Aktuelle Tests haben gezeigt, dass Serienbriefe, die mit CoMaSystems erstellt wurden nicht nur schneller fertig zum Drucken sind, sondern auch eine deutlich höhere Datenqualität haben. So waren die gängigen Officeprodukte rund 30 Minuten zum erstellen von 2000 Seiten beschäftigt, während CoMaSystems die gleiche Aufgabe innerhalb ca. 5 Minuten erledigt hatte. Zudem wird beim Postversand geprüft, ob für den vorgesehenen Empfänger überhaupt alle notwendigen Daten wie Name und eine vollständige Anschrift vorhanden sind und im Fehlerfall im Protokoll aufgeführt.

Immer auf dem Laufenden

Wie bereits bei den Rechnungen, gibt es auch für den Kalender ein Modul für die Statusseite. So sehen Sie sofort nach dem Anmelden welche Aufgaben offen sind und welche Termine für den aktuellen Tag bevorstehen. Mit der eingebauten Erinnerungsfunk- tion werden Sie rechtzeitig auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht, so dass Sie nichts verpassen. Diese Funktion weißt Sie auch auf Angebote hin, die einen Wiedervorlagetermin enthalten.

Kunden einbeziehen

Damit Sie bei Terminen mit Interessenten, Kunden oder Lieferanten schnell an die entsprechenden Dokumente kommen, können Sie Termine und Aufgaben mit Perso- nen verknüpfen. So sehen Sie zum Einen wie viele an einem Termin teilnehmen und zum Anderen erhalten Sie in der Terminerinnerung direkt eine Verknüpfung zum Teilnehmer. Mit einem Klick darauf befinden Sie sich z.B. direkt in der Detailansicht des Kunden.

In der Kalenderübersicht können zudem auch die Kundengeburtstage und Jubiläen angezeigt werden. So können Sie immer eine kleine Aufmerksamkeit rechtzeitig auf den Weg bringen.

Kollegen informieren

Jeder Termin kann als öffentlicher Termin definiert werden, damit Ihre Kollegen, Assistenten zum Beispiel bei Terminvereinbarungen freie Zeiten sehen, oder Kundentermine auf einen Tag legen, an dem Sie sowieso schon in dieser Region unter- wegs sind.