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CoMaSystems - Company Management
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CRM und Faktura

Im Überblick

Im Bereich CRM finden Sie zunächst eine Aufschlüsselung nach Stammdaten, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Für Ihre Stammdaten erhalten Sie eine Schnellansicht der Kunden mit den wichtigsten Informationen und ersten Kontaktdaten. Die gleiche Ansicht finden Sie auch im Kundenarchiv und bei Ihren Interessenten wieder. Wie bei allen Übersichtsseiten im CoMaSystems sehen Sie oberhalb ein Suchfeld mit dem Sie nach den unterschiedlichsten Parametern Ihrer Kunden und Interessenten oder auch deren Kontakte suchen können.

Ihr Kunde/Interessent im Detail

Sind Sie durch die Auswahl eines Kunden oder Interessenten in die Detailansicht gelangt, können Sie sich mittels eines schnellen Blickes einen erstes Eindruck über Ihren Kunden verschaffen. Neben dem erzielten Umsatz und den Verbindlichkeiten bei Ihnen sehen Sie auch gleich die laufenden Angebote und Aufträge, unbezahlte Rechnungen, bevorstehende Termine und weitere Kontakte des Kunden. Entsprechend der ausgewählten Untermenüs des Kunden können Sie direkt neue Dokumente (Angebote, Aufträge, Rechnungen) für ihn anlegen.
Wie bereits beschrieben haben Sie in der Detailansicht weitere Unterpunkte. Hierin sehen Sie zum Beispiel laufende und beendete Aufträge und Angebote samt Ihrem Volumen, bezahlte und offene Rechnungen, Termine und Kontakte. Mit der LDAP-Erweiterung können Sie die Kontakte, die u.A. nicht nur als alternative Rechnungsadresse verwendet werden können, auch in ihrem E-Mail-Client wie Thunderbird oder Outlook verwenden.

Angebot und Auftrag gleichzeitig anlegen

Die Eingabemaske für neue Angebote und Aufträge ist nicht nur fast komplett identisch, Sie können auch bequem aus einem Angebot ein Auftrag machen und sich so wertvolle Zeit sparen. Über den Produktmanager, der neben Artikelbild, Beschreibungstext und aktueller Warenverfügbarkeit auch über den geplanten Verkaufspreis informiert und natürlich auch über eine Suchfunktion verfügt, können Sie schnell die gewünschten Artikel in Ihr Angebot oder Auftrag einfügen.

Automatische Dokumentation

In Aufträgen können Sie den Artikeln verschiedene Sonderfunktionen zuweisen, um damit z.B. Arbeitszeiten direkt nach ihrem Aufwand inklusive einer entsprechenden Dokumentation zu erfassen. Somit sparen Sie sich lästige Regieberichte zu schreiben. Ein weiteres Beispiel für eine Sonderfunktion ist das schnelle Aufzählen von Mengen zu einem Artikeln wenn beispielsweiße bei der Bestellung noch nicht die genaue Anzahl an Steckdosen oder Anfahrten zum Kunden bekannt ist. In dieser Variante haben Sie ebenfalls die Option einen Beschreibenden Text zu erfassen.

Versenden & Archivieren, anschließend kontrollieren

Wen Sie Ihr Angebot bzw. Auftrag erstellt haben, muss dieses noch den Kunden erreichen. Dazu können Sie im Druck-Assistenten eine vorher definierte Vorlage direkt verwenden oder zuvor die Texte speziell für das aktuelle Dokument anpassen. Nach einem kurzen Kontrollblick auf die Artikelauflistung stellen Sie dann das Angebot oder die Auftragsbestätigung direkt Ihrem Kunden per E-Mail zu oder bietet es Ihnen zum Ausdruck an. Gleichzeitig hinterlegt CoMaSystems Ihnen das versendete Dokument als PDF-Datei, die Sie dann jederzeit abrufen können.
Wie auch bei den Interessenten, Kunden, Angeboten und Aufträgen, haben Sie bei den Rechnungen eine Übersichtsseite mit den wichtigsten Informationen und einer Suchfunktion, mit der Sie bis auf Produktebene in den Rechnungen suchen können. Hier sehen Sie bei welchen Rechnungen noch das Lastschriftverfahren durchgeführt werden muss, bei welchen Sie auf einen Zahlungseingang warten und welche noch nicht für den Kunden gedruckt wurden.

Per DTAUS direkt zur Bank

Wenn Sie teilweise oder komplett per Lastschriftverfahren arbeiten, hilft Ihnen diese Funktion dabei die Zahlungsvorgänge schnell und unter Vermeidung von Fehlern an Ihre Bank zu übermitteln. Dazu wird eine DTAUS (Datenträgeraustausch)-Datei mit den einzuziehenden Beträgen erstellt und entweder in Ihre Onlinebanking-Software importiert oder direkt zur Bank geschickt. Dieses Verfahren können Sie natürlich auch für ausgehende Zahlungen für Ihre Lieferanten anwenden.